Pour travailler de la maison ou tout simplement s’occuper de son courrier et de ses papiers, un espace bureau est souvent nécessaire. Comment faire pour qu’il réponde parfaitement à vos besoins ?
Avant tout, débarrassez votre bureau
Il est d'abord essentiel de débarrasser complètement votre plan de travail, à l'exception de votre matériel informatique. Optez pour un tri précis : mettez d'un côté tout ce que vous n'utilisez plus (ou pas quotidiennement), comme du papier ou matériel usagé, ou de vieux dossiers à archiver. De l'autre, placez tout ce qui peut encore vous servir, ou dont vous avez besoin tous les jours. Faites enfin un troisième tas avec les « peut-être », qui demanderont un peu de réflexion avant de finir dans l'une des premières catégories. Cela vous évitera de jeter des notes importantes griffonnées sur un bout de papier et que vous étiez prêt à jeter.
Pensez organisation
Prévoyez sur votre bureau un espace dédié aux documents selon leur statut :
- À lire (votre courrier par exemple) ;
- À traiter (factures, relances, remboursements...) ;
- À conserver / archiver (relevé, notification, quittances de loyer...).
Vous pourrez y disposer des boîtes, des corbeilles compartimentées et superposées. C'est pratique et vous permet à la fois de gagner du temps et de ne pas oublier de payer une facture. Vous pouvez également installer un porte-revues mural pour les brochures professionnelles ou personnelles que vous voulez conserver ou consulter ultérieurement.
Investissez dans des modules de rangement
Si votre bureau ne comporte pas de tiroirs intégrés, il est tout de même essentiel d'en avoir à sa portée. Ils sont indispensables pour y ranger trombones, agrafeuse, enveloppes, fond de papeterie, feuilles blanches et autres fournitures que vous utilisez très régulièrement et qu'il est appréciable d'avoir sous la main. Un caisson à roulettes assorti au style de votre bureau fera parfaitement l'affaire. Certains possèdent un tiroir à dossiers suspendus, très utile en termes d'organisation. En le disposant à côté de votre bureau, vous aurez en plus un espace idéal pour poser votre imprimante. Un placard fermé peut également être très pratique pour ranger dossiers et classeurs. Si vous n'en possédez pas dans la pièce qui accueille votre bureau, un meuble à la taille adaptée à cet usage constituera un achat vraiment judicieux.
Installez des étagères au-dessus du bureau
Pensez-y ! Installez quelques étagères justes au-dessus de votre bureau. Vous pourrez y poser vos documentations et livres techniques, les dossiers et classeurs qui renferment les papiers à garder sous la main et à consulter rapidement. Vous pouvez aussi placer quelques objets qui vous tiennent à cœur. Vous ferez de votre bureau un endroit agréable à vivre et à travailler. Un cadre numérique avec des photos de famille ou une petite plante personnaliseront également votre espace.
Équipez-vous en crayons et stylos
Même à l'ère informatique, il est indispensable d'avoir sous la main tous les crayons et stylos nécessaires. Triez votre vieux matériel et jetez ce qui ne marche plus. Investissez dans de jolis pots à crayons et classez-les : un pot pour les crayons à mine graphite, un pour les stylos, un autre pour les crayons de couleurs si vous en utilisez, ou pour les surligneurs. N'oubliez pas de prévoir également à disposition les autres indispensables, comme la paire de ciseaux, la gomme, le cutter, le scotch...
N'oubliez pas la lumière
Il est indispensable, pour travailler avec efficacité, d'être bien éclairé. Placez votre bureau de préférence face à une fenêtre, et si ça n'est pas possible, à côté d'une fenêtre avec la lumière provenant de la gauche. Si la fenêtre se situe derrière votre dos, les reflets lumineux risquent de gêner la vision de votre écran. N'oubliez pas de choisir également une lampe de bureau efficace. Vous n'allez pas toujours travailler avec la lumière du jour, une lampe adaptée vous évitera une fatigue visuelle.
Installez une poubelle et un destructeur de papier
Bien organiser son bureau, c'est aussi savoir jeter ! Il vous faut d'abord donc prévoir une poubelle à portée de main, pour vous débarrasser immédiatement de ce qui est devenu inutile. Pensez également, si vous avez une place suffisante, à investir dans un destructeur de papier. On parle en effet beaucoup aujourd'hui d'usurpations d'identités. Pouvoir broyer en quelques secondes ses documents importants (papiers confidentiels et bancaires notamment) permet plus de tranquillités.
Choisissez un fauteuil de qualité
Si vous passez de nombreuses heures assis à votre bureau, n'hésitez pas à investir dans un fauteuil de bonne qualité. La santé de votre dos est fragile et en dépend ! Évitez de l'acheter sur internet ; un fauteuil de bureau doit se tester. Il en existe de confortables et ergonomiques à tous les prix. Selon le budget que vous pouvez y consacrer, vous le choisirez avec un revêtement tissu ou en cuir.
Organisez la partie informatique
Maintenant que votre bureau est bien rangé, votre plan de travail impeccable et vos papiers triés, il faut maintenant penser à l'organisation de votre espace informatique, c'est-à-dire votre « bureau d'ordinateur ».
Pour retrouver facilement et rapidement vos documents électroniques :
- Créez des dossiers par thèmes : clients, fournisseurs, photos, documents Word ou Excel, dossiers personnels, dossiers professionnels, etc.
- Supprimez les fichiers qui ne vous sont plus utiles comme vous l'avez fait sur votre bureau physique.
- Sauvegardez les documents les plus importants sur un disque dur externe ou une clé USB.
- Videz également vos boîtes mail de tous les messages qui n'ont plus d'intérêt et sauvegardez ceux qui ne doivent surtout pas être effacés.
Organisez votre travail
Votre bureau est rangé, votre ordinateur est désencombré ? Vous êtes prêt pour travailler ! Il ne vous reste plus qu'à adopter de bonnes habitudes dans votre travail. Organisation, suivi, gestion. Quelques outils de base à ne pas oublier :
- Créez-vous un agenda électronique sur votre ordinateur, que vous couplerez avec votre téléphone portable.
- Faites la même chose pour votre répertoire téléphonique.
- Installez un calendrier grand format au-dessus de votre bureau. Il vous permettra de visualiser immédiatement votre semaine.
- N'oubliez pas également de placer dans votre champ de vision un panneau accueillant notes et post-it afin de ne pas les perdre, ni les oublier.